Die Aufzeichnungspflicht steht in der Betriebssicherheitsverordnung. Zur Form sagen die Regelwerke weniger, als viele denken.
Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt Aufzeichnungen über die Ergebnisse von Prüfungen. Sie sind aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen.
Was genau aufzuzeichnen ist, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung und der jeweiligen Prüfung — nicht aus einer festen Vorlage.
Die Norm zur Erstprüfung von Niederspannungsanlagen verlangt eine Dokumentation der Prüfung. Dazu gehören auch Übersichtspläne und Aufbauschemata der Anlage.
Bemerkenswert ist, was die Norm NICHT vorschreibt: eine bestimmte Form der Protokollierung. Eine digitale Dokumentation ist ebenso zulässig wie Papier — solange sie vollständig, nachvollziehbar und verfügbar ist.
Eine einheitliche Frist gibt es nicht. In der Praxis orientieren sich Betriebe an zwei Punkten: mindestens bis zur nächsten Prüfung, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt, und darüber hinaus so lange, wie handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten greifen.
Bei Schadensfällen kann die Dokumentation Jahre später entscheidend sein. Wer sie zu früh vernichtet, steht ohne Nachweis da.
Nicht die fehlende Prüfung, sondern die unvollständige Dokumentation. Ein Betrieb, der geprüft hat, es aber nicht belegen kann, steht im Schadensfall schlechter da als einer, der lückenlos dokumentiert.
Die drei Fragen, die im Ernstfall gestellt werden: Wurde geprüft? Von wem? War diese Person dazu befähigt? Wer alle drei belegen kann, ist auf der sicheren Seite.
Dieser Text ist eine Orientierungshilfe und ersetzt weder die Normtexte noch die Gefährdungsbeurteilung des Betriebs. Verbindlich sind die jeweils aktuellen Fassungen der Vorschriften und Normen.